Outils pour utilisateurs

Outils du site


bob

BOB

BOB est la tache mutualisée d'accueil et de renseignement. C'est donc la première personne que les nouveaux membres vont rencontrer, et c'est aussi vers cette personne que les membres pourront se retourner s'ils ne trouvent pas la réponse à leur question sur le wiki ou s'ils veulent acheter des tickets, payer leur cotisation…!

Pour que BOB fonctionne bien et ne fasse pas reposer ces taches sur les coworkers nomades, il faut qu'il y ait toujours quelqu'un qui se relaie à ce poste, à la 1/2 journée dans l'idéal. Ce qui ne devrait pas prendre à chacun plus d'une journée par mois.

il faut donc s’inscrire sur le Calendrier de Bob

Dans ton propre agenda Google, ajouter l'ID de l'agenda de Bob : 9dcj3bn0t46g25ucc0vrn2pp68@group.calendar.google.com Pour visualiser le calendrier de Bob depuis un navigateur: https://www.google.com/calendar/embed?src=9dcj3bn0t46g25ucc0vrn2pp68%40group.calendar.google.com&ctz=Europe/Paris

Le vendredi après-midi, si l'agenda BOB n'est pas complet pour la semaine suivante, un petit mail / ou un message slack de relance auprès de la cowoteam est bienvenu!

Les priorités de la mission de BoB :

1/ Renseigner les gens de passage : expliquer le lieu (association, co-gestion, horaires d'ouvertures (9h/19h), différents espaces, différents modes de travail : nomade, résident…) parler de la journée d’essai (uniquement valable pour les futurs coworkeurs; pas pour les one shot). parler de l’adhésion annuelle et nominative (payable en ligne via helloasso) parler de notre vie collective : l’accueil des nouveaux le 7 du mois, la Mêlée le 17, les soirées projections de film, les co-pots du vendredi, un zoom une fois par mois… Rq : on ne fait pas visiter aux gens qui sont juste curieux. Le Mutualab n’est pas un zoo. donner les tarifs: L’adhésion est annuelle (pas à date anniversaire) et nominative. Rq: Donc si vous venez travailler à 3 pour une même boîte, la boîte devra payer 3 adhésions.

Adhésion annuelle et nominative : 10€ par personne nomade journée: 7 à 14€ TTC / par jour

nomade mensuel: 140€ TTC / par mois

résident: 180€ TTC / par mois

résident en équipe: de 120 à 180€ TTC / par poste/par mois

parler de la journée d’essai (uniquement valable pour les futurs coworkeurs; pas pour les one shot).

2/ Inviter les nouveaux à la welcome bouffe du 7

La procédure est ici : Accueil des nouveaux membres

3/ Créditer des tickets :

  • Aller sur admin.mutualab.org,
  • Rechercher l’adhérent dans la liste déroulante,
  • Ajouter la commande de ticket correspondante dans son profil,
  • Vérifier si une commande précédente n’est pas en négatif. Si c’est le cas, débiter tout de suite le solde négatif de la nouvelle commande (à confirmer avec l’adhérent pour qu’il comprenne bien).
  • Mettre le chèque ou liquide correspondant à la commande dans une enveloppe en indiquant le numéro d’adhérent et la commande (ex : 36 Pierre Trendel 10 tickets 22/02/2014; + mon nom).
  • Déposer l’enveloppe dans le Tiroir Trésorier (Manuduv, armoire rouge et grise face au bureau de Bob)
  • Bien ré-expliquer l’importance du check-in.

4/ Communiquer et fluidifier :

Faire circuler les infos sur la liste de diffusion

Si vous n’y avez pas accès, demandez à un membre de la Cowoteam de vous les donner

  • Vous pouvez les inscrire aussi sur le tableau noir de la cuisine.
  • Et les relayer sur les réseaux sociaux : Facebook et Twitter

5/ Quand le courrier est déposé par le facteur, vous pouvez le dispatcher dans les bannettes dans la grande armoire noire.

6/ Veuillez à ce que le bureau de BoB soit accueillant

7/ Veuillez à ce que l’argent qui traîne soit transmis au Trésorier.

Déroulé d'une journée type

9h00 > 10h45 Ouvrir les portes cochères S'IL Y A QUELQU'UN AU BAR, sinon veiller à ouvrir et fermer derrière les coworkeurs. Déverrouiller la porte automatique (à Bis2Fly), Petite vérif de l’état des salles (coworking, réunions, cuisine), Une première tournée de café et vérif du stock, Vérif du système de ticket (est-il allumé ?)

10h45 > 12h45 Avant midi, vérifier s’il y a un événement particulier le midi (tableau noir de la cuisine ou google agenda). Si besoin faire la mise en place (pour les petits evts, sinon normalement y’a quelqu’un qui gère)

13h45 > 14h30 Enjoy

14h35 > 18h00 Toujours vérifier si quelqu’un qui a la clé compte rester plus tard (rdc + 1er). Idem en cas d’événement. Si oui, c’est lui qui ferme et qui devra faire la suite, Petite vérif de l’état des lieux (salles + cuisine + frigo le vendredi) Couper les appareils élec inutiles, toutes les lumières, etc… Fermer la séparation Bis2Fly / Coworking (le jour où elle existera) Si encore Bis2Fly, c’est ok, sinon : Mettre la porte automatique sur sens interdit, Fermer la porte cochère.

That’s all folks !

INFOS PRATIQUES DE SURVIE DE BOB

Location des salles de réunion

Si demande d’info pour location de salle : pour les 1er contactes renvoyer directement sur l'email: mutualab@coworkinglille.com (c’est Manu & Flo qui reçoivent) :

Ne vous aventurez pas dans des infos pour la location des salles, c’est plus simple si tout le monde ne donne pas une info différente :)

Si demande d’info pour prêt de salle (gratuit): se référer à l'onglet du Wiki: organiser un meet up http://wiki.mutualab.org/doku.php?id=organiser_un_meetup Concernant ces prêts de salle, le rôle de Floriane ou Manu est uniquement de dire si oui ou non l'espace est disponible à la date demandée. C'est tout. Le reste est géré par la communauté et si la communauté ne veux pas le gérer il n'y a pas d’accueil gratuit.

Gestion des comptes utilisateur, des tickets et du check-in…

Google group coworkinglille https://groups.google.com/forum/#!forum/coworkinglille Fichier prospects et demande d’infos : A incrémenter quand une nouvelle personne vient s’informer sur le CoWo ou la loc de salle : https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Ar3qTDWyZEf9dGxwUEJCUzd4WmdLR1pIYWpsYTdXZFE&usp=sharing#gid=0

bob.txt · Dernière modification: 2017/02/17 09:06 par 81.220.232.173