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je_suis_coworkeur_et_je_gere_l_ouverture_et_la_fermeture_d_un_meet_up

Tu connais quelqu'un qui veux organiser un Meet Up gratuitement / tu veux en organiser un /tu as vu passer un email avec une demande pour organiser un Meet Up et le sujet t’intéresse donc tu aimerais gérer cet accueil ? Ta/Sa proposition correspond aux critères d’accueil du Mutualab ?

Si l’événement correspond aux critères d'accueil voici la procédure à suivre:

1/Trouver une date. Si la date n'a pas encore été fixé c'est à toi de faire le lien entre le contact extérieur et Hélène/Manu pour trouver une date qui ne pose pas de problème par rapport à l'agenda du Mutualab. De préférence mardi, jeudi (sachant que le jeudi soir l'espace événementiel est occupé par les makers!) ou vendredi soir de 18h à 21h.

2/Faire comprendre les règles d'accueil S'assurer, en amont et le jour J, que le contact extérieur ai bien compris les règles d'accueil (contribution pour le lieu…). C'est à toi de répondre à toutes ces questions et de transmettre la communication aux coworkeurs si tu le souhaites. L'accueil gratuit n'est possible que s'il est géré par tes soins de A à Z.

3/S'accorder sur la contribution pour le lieu L'accueil est gratuit mais une contribution est attendue pour le lieu. Elle peut être de différentes formes:

  • un atelier ou une formation gratuit-e à destination des coworkeurs
  • du matériel (meuble, décoration, écran …)
  • une aide sur un besoin particulier
  • un contact sérieux pour une location (le contact extérieur vient gratuitement mais connait une entreprise, un contact qui cherche une salle à louer)
  • de la communication (une vidéo du lieu, de belles photos du lieu, un flyer gratuit, l'impression de cartes de visite…)
  • toutes les idées sont les bienvenues, soyez inventif.ve.s !

4/S'accorder sur les besoins Quels sont les besoins pour le jour j ? Il faut un vidéoproj ? Un paperboard ? Autre chose ? C'est à toi de gérer ça en relation avec le contact extérieur. Et de t'assurer qu'il y a ce qu'il faut. Sachant qu'on n'est pas dans un prestation donc normalement on ne fourni que le vidéoproj (il faut le ranger après) et le paperboard. C'est au contact extérieur de venir avec son matériel s'il en a besoin (scotch, stylos, post-it…).

5/Gérer l'accueil le jour J L'accueil gratuit consiste à accueillir l’événement sur la date et le créneau horaire décidé en amont. L'accueil ne permet pas au contact extérieur de venir travailler en amont sur place (sauf s'il adhère à l'association et paye son ticket). C'est à toi d'accueillir le contact extérieur, lui montrer la salle, le vidéoproj etc.

5/Faire le speech une fois que les participants sont là et AVANT de lancer l’événement C'est à toi de faire le speech sur le Mutualab. Le but: que tous les participants comprennent où ils sont, quel est le lieu, le projet associatif, que tout le monde sache que c'est un accueil gratuit, pourquoi, que les gens comprennent notre équilibre économique, la co-gestion… C'est très important !

6/Gérer la fermeture Veiller à ce que l’événement se termine à l'heure annoncée. Veiller à ce qu'un coup d'éponge soit passé sur les tables et que les poubelles soient vidées. Que les tables/chaises soient remises à leur place initiale, que les éléments de communication soient enlevés des murs, des tableaux ardoises, des paperboards etc.

S'assurer qu'il n'y ai plus personne qui traîne et éteindre les lumières de l'espace de coworking. Si les gens veulent poursuivre la discussion ils peuvent le faire au bar (ça sous entend une consommation auprès du bis2 et pas de rester debout au niveau du bar pour parler sans commander). Si le bar est fermé: il faut que tu sois le dernier à partir et fermer la porte derrière toi (si tu n'as pas les clés demande en amont à un autre coworkeur de te les prêter).

je_suis_coworkeur_et_je_gere_l_ouverture_et_la_fermeture_d_un_meet_up.txt · Dernière modification: 2018/05/04 16:28 par 109.190.125.102