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melee:comptes-rendus

Mêlée du 26/06/2017

Présent-es

  • Amélie
  • Pierre
  • Alex B
  • Hubert
  • Amandine
  • Laurent
  • Lydie
  • Sam
  • Floriane

Amélie a fait un point avec Pierre sur qu’est ce que sont les assises

1ère journée (animée par Amélie) 17 juillet 2017 (inscription en amont auprès de Floriane)

Ressortir avec 2 outils

Quel est le projet?

Qu’est ce qui nous importe vraiment pour tous bosser ensemble dans des bonnes conditions?

Que veut être la communauté du Mutualab?

Quelle politique veut-on mettre en place?

2ème journée (auto-organisation, gouvernance) 26 juillet 2017 (inscription en amont auprès de Floriane)

Déclaration/liste des tâches critiques (ce ne sont pas les piliers du projet mais c’est indispensable)

Feuille de route du nouveau collège (cahier des charges)

Droits et devoir des membres du collèges (quel est le périmètre)

Dépolluer la partie contributive des tâches rébarbatives/critiques

Il faut cadrer et mettre quelques contraintes sur ces parties rébarbatives/critiques

3ème mi-temps ?

Est-il nécessaire de préparer les assises en avance (avec mêlée)?

Notamment pour mettre en avant la voix des absents

Il faut que les absents puissent trouver des relais pour faire émerger leur point de vue le jour J Donc si tu ne peux pas venir durant ces deux journées, voici des questions auxquelles répondre succinctement par écrit en amont:

C’est quoi pour moi le Mutualab? A quoi ça sert ?

Est-ce une communauté ? Un lieu ? Les deux ?

De quoi j’ai besoin pour être bien au Mutualab ?

Comportements appréciés et non appréciés ?

Le résultat de ces deux journées est d’avoir des outils, une charte, une feuille de route à présenter à la rentrée et d’arriver sur une validation lors d’une AG extraordinaire première semaine de septembre (attention au weekend de la braderie).

Il sera possible de faire un temps de mise en forme commun avant de le présenter durant l'AGE mais le but n'est pas de remettre en cause le travail effectué en juillet par les coworkeurs.

Mêlée du 22/06/2017

Présent-es

  • Marion
  • Floriane
  • Lydie
  • Laurent
  • Alex B

Problème: personne n’arrive à l’heure aux réunions. C’est compliqué, ça fait perdre du temps à tout le monde. Il faut faire attention à venir à l’heure pour ne pas décourager les autres participants et pour être efficace dans le temps imparti.

Projet Coffee - Interreg Rappel: Le projet consiste à soutenir l’activité des centres de coworking via la mise en commun d’expériences et de partage de connaissances. Situés de part et d’autre de la frontière franco-belge, le projet intègre différents acteurs géographiques. Ces espaces de coworking (acteurs du projet) jouent ici pleinement leurs rôles de lieux de rencontres, d’échanges et de développement de compétences et d’opportunités.

Prochaine date: jeudi 29 à La Louvrière, sur le Branding http://coffeecoworking.eu/agenda/good-morning-branding-coffee-coworking-la-louviere/

Prochains projets: 1.Voir si on peut s’inscrire comme exposant au salon créer (négociation de tarif en cours; pour l’instant 1500€ pour 7m² de stand) au nom de Coffee. Ca nous permettrait de rendre visible le Mutualab et de valoriser le projet Interreg. https://www.youtube.com/watch?v=Nkvdt7vFVlc Le salon a lui le lundi 11 et mardi 12 septembre avec 15 000 visiteurs attendus (env 1000 acteurs de l'entrepreneuriat régional) : coworkeurs potentiels et clients potentiels pour des locations

2.Floriane propose de faire une journée porte ouverte la même semaine, pour pouvoir accrocher les gens le lundi et mardi et leur proposer de venir la mm semaine pour la journée porte ouverte. Ce serait aussi l’occasion d'accueillir les belges pour créer un nouveau temps de rencontre.

3. En septembre toujours, on doit animer pour Coffee un temps fort sur les entreprises libérées et les nouveaux modes managériales. Floriane aimerait faire intervenir Amélie de V&VEn plus de l’intervention potentielle d’Amélie, Floriane et Manu sont en train de réfléchir à un atelier ludique et créatif.

Il faudrait un groupe de travail sur Coffee-Interreg pour accompagner Floriane & Manu. Question: lle même groupe qui se charge de la communication externe ?

But: si les ateliers organisés par Coffee ne nous intéresse pas, c’est à nous, vous, d’être force de proposition. Quel atelier aimerait vous voir organiser ? Quelle formation aimerait vous avoir ?

2. Journée porte ouverte Quelle date ? Quelle ligne directrice ? Vendredi 15 septembre ? Ou samedi 16 septembre ?

Journée porte ouverte: Valoriser les coworkeurs: Lydie, Laurent vente de dessins ? les BG projection de leurs films ? Albert: atelier d’écriture ? Caro: parcours contés dans le mutualab ? Sam bis2:traiteur ? Coralie: temps d’échange, bien manger, naturopathe, Pierre: dégustation de vin ? Contre Allée: librairie éphémère ? … Soirée Blind test à la fin (cf Alex A, Amandine, Lydie) ? … Valoriser le projet Interreg: inviter les Belges, leur présenter le lieu et les coworkeurs Valoriser le lieu: propre, éléments de com, présenter notre (tout nouveau) projet associatif !!!

3. Liste des groupes de travail Définir les besoins et le cadre des groupes de travail.

Vie du lieu (com interne: circulation de l’information, point Wiki, slack, savoir vivre…), Com externe (fb, twitter, Linkedin, site internet, flyer…), Signalétique (affiches, …), Location de salle (back up Floriane), Travaux, Bob (accueil) Événements (organiser des événements)

En gros, il y a 2 pôles différents : pôle marchand (location, accueil, bien être) pôle améliorer le fonctionnement du lieu (signalétique, savoir vivre, fluidifier la com interne)

A FAIRE: > Il faut avancer sur le point juridique !

Et avoir les infos sur le point finance (clôture comptable? retour de l’expert comptable?)
Floriane E2i: budget prévisionnel ?

18h03: FIN DE LA REUNION

Mêlée du 08/06/2017

La mêlée prévue le 8 juin avant l'AG n'a pas eu lieu. Néanmoins un groupe de travail s'est constitué et rassemblé (mardi 6 juin) et a travaillé sur le modèle collégiale pour pouvoir présenter quelque chose durant l'AG.

Mêlée du 01/06/2017

Présent-es

  • Urbain
  • Laurent
  • Hélène
  • Marion
  • Vincent
  • Dominique
  • Benoit

Compte rendu

Le Loomio doit être utilisé pour les gros projets, mais la prise d'initiative personnelle pour de petites action doit restée libre (eb. Urbain a décidé de refaire la signalétique sans concertation préalable pour agir rapidement).

Il faut remettre en place le parrainage et les formations entre coworkers.

Hélène propose de faire un point durant l’AG pour transmettre à l’ensemble des coworker les règles et la vision générale du mutualab.

On rappel qu’il y aura des mêlées hebdomadaires jusqu’à l’AG annuelle. Puis des assises pour écrire un projet (un manifesto est envisagé) qui définit la suite du Mutualab. Le tout sera suivi d’une AG extraordinaire pour acter le changement de gouvernance et le projet rédigé durant les assises.

Vincent propose d’organiser les Mêlées comme suivant : Définir un nombre de propositions à traiter Discuter les questions et voter : Proposition validé Proposition rejeté Proposition à re-discuter Définir le temps alloués à chaque proposition Les gens présents à la mêlée doivent avoir lu le compte rendu précédent

Propositions pour la prochaine mêlée

  • 20 min : La finance
  • Échéancier du pret (détail relatif au pret)
  • Échéancier contribution européen (intereg)
  • Compléter tableau financier
  • 20 min : Définir les groupes de travail
  • Un des groupes de travail pourrait être facilitateur durant les mêlées
  • Travaux
  • Com
  • Financement du lieu (néttoyage, déchets)
  • 20 min : Outil de communication interne
  • Recherche d’outil existants (wiki, plateforme de com interne)
  • Wiki utilisateur (cowoker) + wiki gestion (cowoteam, groupe de travail, etc.)
  • Établir des process et les documenter

Mêlée du 23/05/2017

Finances

* Bilan des factures en retard (et en attente) * Pourquoi pas forcer (ou fortement suggerer) le virement automatique des coworkers? * Le problème, c'est la principalement la tésorerie * Coûts fixes * Loyer 7700 * Salaire Flo 2000 + charges * En global : environ 12850€ (avec electricité, gaz…) * avec environ 12900€ de rentrées * Prêts * 20000€ pour de la trésorerie * 15000€ pour de l'investissement

* Question de la délégation de la gestion du lieu ? * Prendre une personne en temps plein en plus (administratif, intendance) ?

Question du ménage

* 650€ TTC par mois * Il faut que chacun prenne le temps de déplacer ses affaires pour faciliter le boulot de la personne d'entretien * Compagne de sensibilisation pour reprendre l'esprit colloc avec le coworker et faire un effort * Quelles parties faut-il gérer nous même ou par une personne d'entretien * Prix variable pour ceux qui participent et ceux qui ne participent pas ? * En ce moment on paye notre retard avec cleaning bio (??) * Peut-on arrêter le contrat avec eux et partir sur un solution un peu moins cher et plus optimisée ?

Mêlée du 17/05/2017

MUTUALAB : gouvernance

Document de préparation de la mêlée du mercredi 17 mai 2017 qui a pour objectif de préparer le changement de Gouvernance au sein du Mutualab (changement qui sera acté lors de l'AG prévue le vendredi 9 juin 2017 en fin d'après-midi).

CONSTAT : On cherche à modifier la gouvernance du Mutualab : force est de constater que le système du bureau ne fonctionne pas (nous avons commencé à 6, nous sommes maintenant 3 et malgré beaucoup de temps investi pour le Mutualab nous n'arrivons pas à satisfaire les attentes des coworkers).

Objectif ? : L'idée donc c'est de passer à une gestion collective avec un groupe de coworkers actifs (15 à 20 personnes ?) (aka cowoteam) qui auraient des droits et des devoirs (à définir : droit de vote quand une proposition Loomio n'a pu aboutir / vote du budget / inscription sur la liste mail cowoteam réduite…? ET investissement minimum au sein du Mutualab / engagement au sein du collège déclaré en préfecture etc… ? ).

Action pour le mercredi 17 mai : Je vous invite à regarder ce qui se fait du côté de la Coroutine : - Sur le processus de décision : https://www.loomio.org/d/9mjdhLf4/choix-du-processus-de-prise-de-d-cision-de-la-coroutine

- Définition du membre actif : https://www.loomio.org/d/TEs1CtZm/la-proposition-actuelle-manque-de-la-d-finition-de-ce-qu-est-un-coroutinier-ce-qui-fait-que-tout-le-monde-peut-objecter-priori-

Et à venir inscrire ici les éléments qui sont selon vous à conserver et les points à adapter au Mutualab.

- Eléments positifs du fonctionnement de la Coroutine à conserver ?

- Eléments à modifier pour l'adapter au Mutualab ?

- Commentaires ? - Dans ce cadre quel serait la responsabilité légale du collège (cowoteam), en cas d'accident, ou d'endettement ? - Si les membres du “collèges de gouvernance”, s'ils sont légalement responsable en cas d'accident ou d'endettement, il est nécessaire, je pense avant cette restructuration, de communiquer des éléments exhaustif sur ces deux sujet j'entend par là : état en terme de respect des norme de sécurité du lieu (en gros on risque quoi) , état actuel exhaustif des finances et de l'endettement. Sur ce sujet : http://www.associations.gouv.fr/la-responsabilite-des-dirigeants.html. Par ailleurs, à ma connaissance l'association CoworkingLille est à jour de ses cotisations sociales, de ses obligations d'assurances . Le bilan financier complet sera disponible à l'AG.

Compte rendu

rappel de ce qui avait été voté lors de l'AG précédente l'AG a élu un bureau :

Postes déposé à la préfecture :

  1. Emmanuel duvette (president)
  2. Amandine (trésorerie)

Poste non dépose :

  1. Hélène
  2. François
  3. Seb Dhooge
  4. Philippe

Retour d'expérience :

  1. du fait des départs et du manque de membres au bureau la gouvernance génère de la frustration pour tout le monde, chez les coworkers et dans l'organisation du lieu

Proposition :

  1. sur le modèle de la coroutine, repartir sur un fonctionnement par collège de gouvernance
  2. à étudier quel sont les status à déposer en préfecture
  3. comment organiser la gouvernance dans ce contexte

Problème de responsablité :

  
  - Si Manu reste le représentant légal : pas de soucis de représentation, mais seulement de gouvernance
  - Sinon, double problème : responsabilité légale + gouvernance
  

Assez grosse responsabilité légale car il y a un salarié (eg. risque pénal en cas de problème financier, pas payer un salarié, accident, etc.)

Association collégiale :

  
  Il est possible d'avoir une responsabilité partagée sans président : http://www.passerelleco.info/article.php?id_article=103
  Le minimum est d'avoir deux responsables.
  
  

Organisation du collège:

  1. Deux groupes
  2. Un groupe de “pilote” de projets au sein du mutualab ( exemple : sécurité, cuisine etc.)
  3. Un groupe qui est chargé d'acter les décisions

Communication :

  1. Slack canal principal consultation obligatoire pour tout membre actif un collège et des coworkers
  2. Page web répertoriant tous les comptes rendus des mêlées et prises de décision

Sondage pour décider d’un créneaux pour “les assises” du mutualab http://doodle.com/poll/8nbfukupv2md2t4k

Liste des membres qui ont exprimé leur volonté de s’impliquer dans le “Collège”: Marion Alex Vincent

On a fini la Mêlée en proposant 3 mêlées hebdo d’ici à l’AG. Ces mêlées serviront à poursuivre les réflexions et continuer d’avancer sur ce changement de gouvernance, sur les statuts et le modèle le plus intéressant pour le Mutualab et ses membres. Après ces 3 mêlées, il y aura l’AG durant laquelle on souhaiterait que le bureau actuel ne démissionne pas mais reste vacant encore un mois, le temps pour nous d’organiser les deux jours d’assise pour écrire le projet associatif et lancer une AGExceptionnelle durant laquelle on acterait enfin le changement de gouvernance <; Dates des prochaines melees: mercredi 24 de 13h à 14h jeudi 1er juin de 17h à 18h jeudi 8 juin de 17h à 18h

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